Van factureren naar e-Invoicing

Factureren is een belangrijk onderdeel van uw financiële administratie en u wilt daar niet teveel tijd mee kwijt zijn. Toch is dat nog voor veel bedrijven een utopie en maken zij handmatig, met spreadsheets of tekstverwerker, hun facturen. De kans op fouten neemt daarmee toe evenals een gebrekkige aansluiting op de financiële administratie. Ook bij het terugzoeken van de factuur, de daarbij behorende boekingen en de geleverde producten en diensten is daarmee niet eenvoudig. In onze optiek dient financiële software u hierin optimaal te ondersteunen.

Factureren met de financiële software is eenvoudig. Door gebruik te maken van 1 centraal relatiebestand houdt u, ook met meerdere administraties, zicht op de prijsafspraken, termijnen, rekeningnummers etc.. U voorkomt daardoor dubbele invoer. Of u nu wilt factureren op basis van individuele orders, geleverde uren of termijnen, het systeem houdt alle informatie overzichtelijk voor u bij. Tevens kunt u meerdere BTW-codes op één factuur vastleggen. Vanzelfsprekend maakt u uw facturen in meerdere lay-outs, precies zoals u dat zelf wenst.

Eenmaal gefactureerd, dan worden de (debiteuren, artikelen etc.) omzetstatistieken door de financiële software direct bijgewerkt. Zo heeft u een compleet overzicht op uw projectenstamkaart, zet u de prognose en de realisatie direct naast elkaar en heeft u zicht op de omzet per medewerkers die op uw projecten hebben gewerkt.

e-Invoicing

Een factuur in PDF formaat is geen elektronische factuur, alleen maar een digitaal plaatje van een factuur. Een elektronische factuur is een bestand dat volgens een bepaalde standaard geformatteerd is en alle factuurgegevens bevat. De financiële software voor E-Invoicing ondersteunt de belangrijkste standaard formaten zoals UBL2.0 en UN/CEFACT II, maar is ook in staat om een klantspecifiek formaat te maken en versturen. Als u de facturen elektronisch wilt verzenden dan is het omzetten naar een PDF formaat dus niet de juiste oplossing. Om de omzetting naar een digitale factuur mogelijk te realiseren maakt de financiële software gebruik van het Document Management systeem, ORION.

Alle factuurgegevens staan in de database van uw financiële administratie. De ORION software is in staat om aan de hand van het factuurnummer via een database lookup het emailadres van uw debiteur op te halen en te controleren of het verzenden is toegestaan. Hierdoor hoeven er geen moeilijke koppelingen gemaakt te worden en blijven uw factuurgegevens veilig en onaangetast in de financiële software staan.

De financiële software voor E-Invoicing levert u direct flinke besparingen in tijd en geld op. Natuurlijk de besparing op portokosten, maar ook alle handmatige handelingen worden geautomatiseerd, waardoor de kosten per factuur aanzienlijk afnemen. Uw facturatie wordt sneller, beter en goedkoper. Maar het levert ook uw klant flinke besparingen in tijd en geld op. Immers, uw klant kan de factuurgegevens direct importeren en verwerken in haar financiële software applicatie

Door de geïntegreerde factuuroplossing van Magic4Business realiseert u een hogere productiviteit en reduceert u de kans op fouten. Altijd real-time overzicht in het volledige factureringsproces.

Uw voordelen met de financiele software voor factureren

Gegevens van debiteuren worden centraal vastgelegd - overzichtelijk en minder foutgevoelig
Vrije factuur layout en per debiteur aan te sturen.
Eenvoudig terugvinden van verzonden facturen.
Elektronisch factureren zonder aanpassing van uw systeem.
Elektronische facturen die voldoen aan de UBL2.0 en UN/CEFACT II standaarden.
Facturen voor individuele orders of termijnfacturatie.

Volledige integratie met andere financiële software modules zoals Projecten, Uren en CRM - tijdens het facturen zijn de noodzakelijke gegevens in uw financiële administratie automatisch bijgewerkt.